Polityka prywatności

01.09.2026; Tychy

Polityka Ochrony Danych w Fundacji ,,47”

  1. Wprowadzenie
    Niniejsza Polityka Ochrony Danych określa zasady i procedury przetwarzania danych osobowych w
    Fundacji ,,47”, zgodnie z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Polityka ma
    zastosowanie do wszystkich pracowników, współpracowników, wolontariuszy i podwykonawców
    Fundacji ,,47”, którzy mają dostęp do danych osobowych.
  2. Definicje
    Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania
    osoby fizycznej.
    Przetwarzanie – operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych.
    Administrator danych – Fundacja ,,47”- adres: ul.: Barona 30; 43-100 Tychy
  3. Zasady przetwarzania danych osobowych
    3.1 Legalność, rzetelność i przejrzystość: Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z prawem, rzetelnie i
    w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą.
    3.2. Ograniczenie celu: Zbieramy dane osobowe wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie
    uzasadnionych celach.
    3.3. Minimalizacja danych: Ograniczamy zakres przetwarzanych danych do niezbędnego minimum.
    3.4 Prawidłowość: Dbamy o aktualność i poprawność przetwarzanych danych osobowych.
    3.5 Ograniczenie przechowywania: Przechowujemy dane osobowe przez okres nie dłuższy, niż jest to
    niezbędne.
    3.6 Integralność i poufność: Zapewniamy odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych.
    Rozliczalność: Jesteśmy w stanie wykazać przestrzeganie powyższych zasad.
  4. Cele i podstawy prawne przetwarzania:
    4.1. Działalność, jaką prowadzi administrator danych osobowych: działalność zgodna ze statutem
    Fundacji – Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO
    4.2.Marketing produktów i usług- Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony
    interes administratora)

4.3 Rekrutacja pracowników- Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie
osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy)
5. Zakres przetwarzanych danych:
5.1 Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, PESEL, dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu,
adres korespondencyjny
5.2 Dane dotyczące zatrudnienia: stanowisko, staż pracy, wykształcenie
5.3 Dane potwierdzające kwalifikowalność do udziału w konkretnych projektach (np. wiek,
wykształcenie, stopień niepełnosprawności, etc)
6. Obowiązki pracowników
6.1 Zapoznanie się i przestrzeganie niniejszej Polityki
6.2 Uczestnictwo w szkoleniach z zakresu ochrony danych organizowanych co najmniej raz w roku
6.3 Zgłaszanie incydentów związanych z bezpieczeństwem danych do Inspektora Ochrony Danych
niezwłocznie po ich wykryciu
6.4 Stosowanie zasady „czystego biurka” i „czystego ekranu”
6.5 Blokowanie komputera przy każdorazowym odejściu od stanowiska pracy
6.6. Niepozostawianie dokumentów zawierających dane osobowe na biurku po zakończeniu pracy
6.7 Przechowywanie dokumentów w zamykanych szafkach
7. Prawa osób, których dane dotyczą.
7.1 Prawo dostępu do danych
7.1 Prawo do sprostowania danych
7.2 Prawo do usunięcia danych
7.3 Prawo do ograniczenia przetwarzania
7.4 Prawo do przenoszenia danych
7.5 Prawo do sprzeciwu
8. Procedura realizacji praw osób, których dane dotyczą:
8.1 Przyjęcie wniosku (ustnego lub pisemnego) od osoby, której dane dotyczą
8.2. Weryfikacja tożsamości wnioskodawcy
8.3 Realizacja prawa lub odmowa z uzasadnieniem (w ciągu miesiąca od otrzymania żądania)
8.4 Dokumentacja podjętych działań

  1. Środki bezpieczeństwa
    9.1. Środki techniczne

9.1.1. Szyfrowanie danych przesyłanych drogą elektroniczną
9.1.2. Systemy firewall i antywirus na wszystkich urządzeniach firmowych
9.1.3 Kontrola dostępu do systemów IT poprzez indywidualne loginy i hasła
9.1.4 Zakaz pozostawiania urządzeń mobilnych bez nadzoru w miejscach publicznych
9.2 Środki organizacyjne
9.2.1. Regularne szkolenia pracowników z zakresu ochrony danych
9.2.2 Procedura nadawania i odbierania uprawnień do przetwarzania danych osobowych w tym
uprawnień dostępowych do systemów IT
9.2.3 Zakaz pozostawiania segregatorów, teczek dokumentów z danymi osobowymi w miejscach
publicznych bez nadzoru
10. Procedury w przypadku naruszenia ochrony danych
10.1 Identyfikacja naruszenia: Każdy pracownik, który zauważy potencjalne naruszenie, jest
zobowiązany do niezwłocznego zgłoszenia tego faktu do Pełnomocnika Ochrony Danych.
10.2 Zgłaszanie naruszenia wewnątrz organizacji: Pełnomocnik Ochrony Danych informuje prezesa
Fundacji o naruszeniu w ciągu 24 godzin od jego wykrycia.
10.3 Ocena ryzyka naruszenia: Pełnomocnik Ochrony Danych wraz z prezesem Fundacji oceniają skalę
naruszenia i potencjalne skutki dla osób, których dane dotyczą.
10.4 Zgłaszanie naruszenia do organu nadzorczego: W przypadku stwierdzenia ryzyka naruszenia
praw i wolności osób fizycznych, Prezes Fundacji zgłasza naruszenie do UODO w ciągu 72 godzin od
jego wykrycia.
10.5 Zawiadamianie osób, których dane dotyczą: Jeśli naruszenie może powodować wysokie ryzyko
dla praw i wolności osób fizycznych, Fundacja bez zbędnej zwłoki zawiadamia o tym osoby, których
dane dotyczą.
10.6 Dokumentowanie naruszeń: Pełnomocnik Ochrony Danych prowadzi rejestr wszystkich
naruszeń, zawierający opis naruszenia, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze
11. Przekazywanie danych osobowych
11.1 Przekazywanie danych wewnątrz UE/EOG: Dopuszczalne na ogólnych zasadach RODO.
11.2 Przekazywanie danych poza UE/EOG: Możliwe tylko do krajów zapewniających odpowiedni
poziom ochrony danych lub przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń (np. standardowe
klauzule umowne).
11.3 Umowy powierzenia przetwarzania danych: Zawierane ze wszystkimi podmiotami
przetwarzającymi dane w imieniu Fundacji (np. dostawcy usług chmurowych, firmy kurierskie).
12. Pełnomocnik prezesa FUNDACJI ds. Ochrony Danych.
12.1 Dane kontaktowe Pełnomocnika: Bartłomiej Szymczyk, tel.: 503 688 162
12.2 Zadania i obowiązki Pełnomocnika:

  • informowanie i doradzanie w zakresie ochrony danych
  • monitorowanie przestrzegania RODO i polityk ochrony danych
  • szkolenie personelu (szkolenie wstępne dla nowych pracowników, coroczne szkolenie
    przypominające dla wszystkich pracowników)
  • przeprowadzanie audytów
  • nadzór nad przechowywaniem bieżącej dokumentacji
  • nadzór nad przechowywaniem dokumentacji archiwalnej w zabezpieczony sposób, która powinna
    być przechowywana w zamykanych na klucz szafach w jednej z dwóch
    12.3 Pełnomocnik podlega bezpośrednio zarządowi/lub jest członkiem zarządu i nie może być karany
    ani odwoływany za wykonywanie swoich zadań
  1. Okresy przechowywania dokumentacji archiwalnej: dokumenty kadrowe: 10 lat od zakończenia
    zatrudnienia, dokumenty księgowe: 5 lat od końca roku obrotowego, umowy: 3 lata od wygaśnięcia
    lub rozwiązania, dokumentacja projektowa zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu.
  2. Bezpieczne niszczenie dokumentów. Dokumenty zawierające dane osobowe powinny być
    niszczone przy użyciu niszczarki lub specjalistycznej firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów.
  3. Dane osobowe, których Administratorem jest fundacja „czterdzieścisiedem” przetwarzane są
    przede wszystkim w lokalizacji: Fundacja ,,47”,, adres: ul.: Barona 30; 43-100 Tychy

Polityka Ochrony Danych Osobowych wchodzi w życie z dniem 1.09.2026